Voter par procuration

La procuration, ou pouvoir, est l'acte par lequel un membre, le mandant, charge un autre membre, le mandataire, de voter à sa place à une assemblée générale. Le mandataire exprime alors sa propre voix et celles qu'il a reçues. La loi de 1901 ne la prévoit pas : le vote est en principe personnel, et c'est aux statuts d'ouvrir cette possibilité et d'en fixer les conditions.

Vérifier ce que disent les statuts. Ils indiquent si la procuration est admise, qui peut recevoir un pouvoir, et combien une même personne peut en détenir, le plus souvent un ou deux. Lorsqu'ils sont muets, considérez par prudence que la procuration n'est pas prévue, et profitez de la prochaine assemblée pour compléter les statuts.

Qui peut être mandataire. En général, un autre membre de l'association, parfois un proche du mandant si les statuts l'acceptent. Cette règle protège l'association de l'intervention de personnes étrangères à sa vie.

La forme du pouvoir. Un document écrit, daté et signé, qui désigne le mandant et le mandataire, et vise l'assemblée concernée par sa date. Le mandant peut y ajouter des consignes de vote, point par point. Joignez un modèle de pouvoir à la convocation : il facilite la démarche et évite les formulations approximatives.

Un pouvoir pour une assemblée précise. Il vaut pour une assemblée donnée et ne constitue pas une autorisation permanente. Si une seconde convocation est nécessaire faute de quorum, demandez aux membres de le confirmer ou précisez-le dans le modèle de pouvoir.

Le jour de l'assemblée. Les pouvoirs sont remis à l'accueil et vérifiés en même temps que les présences. Ils sont comptés dans le quorum si les statuts l'admettent. Le secrétaire de séance les annexe à la feuille de présence, puis au procès-verbal.

À ne pas confondre. La procuration n'est pas un vote par correspondance ni un vote à distance : dans ces deux cas, le membre vote lui-même, sans passer par un autre. Ces modes de vote ne sont possibles que s'ils sont prévus par les statuts.

La procuration repose entièrement sur les statuts : admise ou non, avec quelles limites. Exigez un pouvoir écrit, daté, signé et propre à une assemblée, comptez-le au quorum lorsque les statuts le permettent, et annexez-le au procès-verbal.