Convoquer l'assemblée générale

La convocation est l'avis par lequel l'association invite ses membres à l'assemblée générale. Elle fait connaître la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour, et laisse aux membres le temps de s'organiser et de préparer leur vote. La loi de 1901 ne prévoit aucune règle à son sujet. Ce sont les statuts qui désignent l'organe qui convoque, le délai à respecter et le mode d'envoi.

Le calendrier. Pour l'AGO, les statuts fixent souvent un délai après la clôture de l'exercice, de l'ordre de six mois : partez de cette date limite et comptez à rebours. Arrêtez la date quatre à six semaines à l'avance, afin de laisser le temps de préparer les comptes et les rapports, puis envoyez la convocation en respectant le délai statutaire. À défaut de précision dans les statuts, un délai de quinze jours est l'usage, et c'est un minimum prudent.

Les destinataires. Tous les membres ayant le droit de participer à l'assemblée doivent être convoqués, y compris ceux qui n'ont pas le droit de vote si les statuts leur ouvrent la séance. Oublier une partie des membres expose les décisions à la contestation.

Le contenu. La convocation indique la date, l'heure, le lieu précis et l'ordre du jour, c'est-à-dire la liste des points qui seront traités. Joignez ou rendez accessibles les documents utiles : rapport d'activité, comptes, projet de budget, candidatures au conseil d'administration. Si les statuts autorisent les procurations, ajoutez le formulaire de pouvoir.

Le mode d'envoi. Courrier, courriel ou remise en main propre : suivez ce que prévoient les statuts. Le courriel est admis dès lors que les statuts ne l'excluent pas et que le membre a communiqué son adresse. Une réunion à distance ou un vote par correspondance ne sont possibles que si les statuts les prévoient.

La preuve. Gardez la liste des destinataires, la date d'envoi et le justificatif : courriel conservé, accusé de réception ou liste d'émargement. En cas de contestation, c'est à l'association de montrer que la convocation a été régulière.

Avec Adhera.club. Annoncez la date de l'assemblée dans les actualités de votre site : c'est un rappel utile, qui complète la convocation prévue par vos statuts sans la remplacer.

Une convocation régulière tient en quatre points : l'organe compétent selon les statuts, le délai et le mode d'envoi prévus par ceux-ci, tous les membres concernés, et un ordre du jour précis. Conservez la preuve de l'envoi et ne votez rien d'autre que ce qui a été annoncé.