Organiser son assemblée générale, pas à pas

L'assemblée générale est le moment où les membres exercent leur pouvoir : elle approuve la gestion, vote les comptes, élit les dirigeants et décide des grandes orientations. Pour que ses décisions soient valables, trois conditions se cumulent : une assemblée régulièrement convoquée, un quorum atteint et une majorité suffisante, et un déroulement consigné par écrit. Cette page donne le fil conducteur ; chaque étape renvoie à la fiche qui la détaille.

Avant. Relisez d'abord vos statuts : délais de convocation, organe compétent, quorum, procurations. Déterminez ensuite la nature de l'assemblée : c'est une AGO ou une AGE selon la décision à prendre. Arrêtez la date environ six semaines à l'avance, afin de clôturer les comptes, de rédiger les rapports et de respecter le délai statutaire. Convoquez tous les membres en joignant l'ordre du jour et, si les statuts l'admettent, un modèle de pouvoir. Réservez la salle et préparez la feuille de présence, les copies des rapports et, si un vote à bulletin secret est prévu, les bulletins.

Pendant. À l'accueil, faites signer la feuille de présence et vérifiez les pouvoirs. Constatez ensuite le quorum : sans lui, l'assemblée ne peut pas délibérer. Désignez le président et le secrétaire de séance, puis suivez l'ordre du jour point par point : présentation, discussion, vote de chaque résolution, relevé des résultats. Ne soumettez au vote que ce qui est inscrit à l'ordre du jour. Constatez la clôture lorsque tous les points sont traités.

Après. Rédigez le procès-verbal dans les jours qui suivent, faites-le signer et communiquez-le aux membres comme le prévoient les statuts. Si l'assemblée a modifié les statuts, changé les dirigeants ou le siège, déclarez-le dans les trois mois, en ligne sur service-public.fr. Transmettez le compte rendu et les comptes à vos financeurs lorsqu'ils les demandent, puis archivez le tout durablement.

Organiser une assemblée revient à respecter une chaîne : choisir la bonne assemblée, convoquer dans les formes, tenir la séance dans le cadre de l'ordre du jour, consigner les décisions et accomplir les formalités. Chaque maillon s'appuie sur vos statuts ; si l'un d'eux est faible, c'est tout l'ensemble qui devient contestable.