Rédiger le procès-verbal

Le procès-verbal (PV) est le compte rendu écrit d'une assemblée générale. Il consigne les conditions dans lesquelles elle s'est tenue, les sujets traités, les votes et les décisions adoptées. La loi de 1901 n'impose pas expressément de le rédiger, mais les statuts le prévoient presque toujours. En pratique, il est indispensable : il prouve les décisions prises, et c'est lui que l'on demande à l'association pour déclarer un changement de dirigeants ou de statuts, obtenir une subvention ou ouvrir un compte bancaire.

Qui le rédige. Le secrétaire de séance, désigné en début d'assemblée, prend les notes pendant la séance. Il met ensuite le texte au propre, dans les jours qui suivent, tant que les souvenirs sont précis.

Ce qu'il contient. En tête, le nom de l'association, la nature de l'assemblée (ordinaire ou extraordinaire), la date, l'heure et le lieu, ainsi que la manière dont les membres ont été convoqués. Puis les noms du président et du secrétaire de séance, le nombre de membres présents ou représentés et le constat du quorum. Vient ensuite le corps du procès-verbal : pour chaque point de l'ordre du jour, un résumé des échanges, le texte de la résolution soumise au vote, le nombre de voix pour, contre et d'abstentions, et son sort, adoptée ou rejetée. Pour une élection, indiquez les noms des élus et leurs fonctions. Le procès-verbal se termine par l'heure de clôture et les signatures.

Le bon niveau de détail. Le procès-verbal n'est pas une transcription. Résumez les arguments essentiels, citez les réserves ou les oppositions importantes si un membre le demande, et soyez précis sur ce qui compte juridiquement : les décisions et les chiffres de vote.

Les annexes. Joignez la feuille de présence signée, les pouvoirs reçus et les rapports soumis à l'assemblée, notamment le rapport financier et les comptes. Ils complètent le procès-verbal et en renforcent la valeur probante.

Signature et approbation. Le président et le secrétaire de séance signent le procès-verbal. Certains statuts prévoient qu'il soit approuvé par les membres, parfois lors de l'assemblée suivante : suivez-les. Les statuts prévoient généralement aussi sa communication aux membres. À défaut, il est recommandé de l'envoyer ou de le tenir à leur disposition.

Les suites. Joignez-le à la déclaration en ligne lorsqu'elle porte sur un changement de dirigeants ou de statuts, et transmettez-le à vos financeurs s'ils le demandent.

La conservation. Gardez les procès-verbaux, avec leurs annexes, dans un classeur ou un registre dédié, ainsi qu'une copie numérique. Ce sont les archives juridiques de l'association : conservez-les sans limite de durée.

Le procès-verbal prouve les décisions. Rédigez-le sans attendre, de façon fidèle et précise sur les votes, faites-le signer par le président et le secrétaire, joignez les annexes et conservez-le durablement.