Rembourser les frais des bénévoles

Un bénévole ne perçoit aucune rémunération, mais l'association peut lui rembourser les dépenses engagées pour elle : déplacements, achats de matériel, repas lors d'un événement. Ces « frais réels » ne sont pas un revenu : ils compensent une avance faite pour le compte du club. La difficulté est d'en rester là. Dès que les sommes versées dépassent les dépenses réellement supportées, elles ressemblent à un complément de rémunération, avec des conséquences fiscales et sociales, et un risque pour la gestion désintéressée de l'association.

Exiger des justificatifs. Chaque remboursement s'appuie sur une pièce : facture, ticket, relevé de péage, billet de train. Le bénévole remplit une note de frais indiquant la date, la nature de la dépense, le motif lié au club et le montant, et la joint aux justificatifs. Le trésorier vérifie, le président ou un second dirigeant valide, et le paiement est conservé avec la note.

Les déplacements en voiture. L'usage du véhicule personnel d'un bénévole se rembourse sur la base du barème kilométrique fiscal, avec le nombre de kilomètres, le trajet et le motif. Le barème est publié chaque année par l'administration fiscale : consultez-le avant de fixer l'indemnité. Conservez le détail des trajets.

Éviter les forfaits. Une somme versée sans lien avec des dépenses justifiées est une pratique risquée : en cas de contrôle, elle peut être requalifiée en rémunération. Réservez les forfaits aux situations que les textes prévoient, et demandez conseil avant de les mettre en place.

L'abandon de frais. Le bénévole peut renoncer au remboursement et le transformer en don au club. La renonciation doit être expresse, écrite et datée, et porter sur des dépenses réellement engagées et justifiées. Si l'association est éligible, elle délivre alors un reçu fiscal, qui permet au bénévole de réduire son impôt. Cette possibilité dépend du statut de l'association, notamment de son caractère d'intérêt général : vérifiez-le avant de délivrer le moindre reçu.

Fixer les règles dans le règlement du club. Précisez les dépenses remboursables, le barème applicable, le délai de remise des notes et les personnes qui valident. Cette règle protège les bénévoles comme le club, et évite les différences de traitement entre eux.

Les dirigeants. Les mêmes règles s'appliquent à eux. Leurs remboursements doivent être particulièrement transparents : ils figurent dans les comptes et peuvent être présentés à l'assemblée. Le rôle du trésorier est détaillé dans la fiche sur les rôles du bureau.

Remboursez ce qui a été réellement dépensé, sur justificatif, avec une note de frais validée. Évitez les forfaits non justifiés, utilisez le barème kilométrique pour la voiture, et ne délivrez de reçu fiscal pour un abandon de frais que si le club y est éligible.