Les rôles du bureau

Le bureau est l'équipe restreinte qui assure la direction courante de l'association : en général un président, un secrétaire et un trésorier, parfois assistés d'adjoints. Il est le plus souvent élu par le conseil d'administration, lui-même élu par l'assemblée générale. Le conseil décide des orientations et le bureau les met en œuvre. Certaines petites associations n'ont pas de conseil : le bureau en tient alors lieu. Dans tous les cas, c'est aux statuts de dire qui élit qui, pour quelle durée et avec quels pouvoirs.

Le président. Il représente l'association à l'égard des tiers et en justice, dans les limites fixées par les statuts. Il convoque et préside les assemblées et les réunions du conseil, veille au respect des statuts et signe les contrats et les engagements de l'association. Il peut déléguer une partie de ses pouvoirs à un autre dirigeant : faites-le par écrit, en précisant l'étendue et la durée de la délégation.

Le secrétaire. Il prépare les convocations et les ordres du jour, rédige les procès-verbaux, tient la correspondance et les archives. Il tient aussi le registre spécial de l'association, qui recense les changements de dirigeants, de statuts et de siège, et prépare les déclarations à effectuer dans les trois mois.

Le trésorier. Il tient la comptabilité, encaisse les cotisations et règle les dépenses autorisées. Il suit la trésorerie, prépare le projet de budget et les comptes de l'exercice, et présente le rapport financier à l'assemblée. Il gère en pratique le compte bancaire : prévoyez dans les statuts ou par une décision du conseil des règles pour les dépenses importantes, par exemple un plafond ou une double signature.

Les adjoints et le cumul. Un vice-président, un secrétaire adjoint ou un trésorier adjoint permettent de se relayer et de préparer la relève. Le cumul de plusieurs fonctions par une même personne dépend des statuts. Il est préférable de séparer celles de président et de trésorier : le contrôle réciproque protège l'association comme chacun d'eux.

Le mandat. Sa durée, la possibilité de le renouveler et les conditions de révocation relèvent des statuts. Tout changement de dirigeants se déclare dans les trois mois, en ligne sur service-public.fr.

Les dirigeants sont bénévoles. Leur fonction est en principe gratuite, et l'association peut leur rembourser leurs frais sur justificatifs. Toute rémunération est strictement encadrée, car elle remet en cause la gestion désintéressée de l'association : demandez conseil avant d'y recourir.

Leur responsabilité. L'association répond en principe des actes accomplis par ses dirigeants dans le cadre de leurs fonctions. Chacun reste responsable personnellement de ses fautes graves : faute de gestion, infraction, non-respect de la loi ou des statuts. Une assurance de responsabilité civile des dirigeants peut être utile.

Avec Adhera.club. Le président, le secrétaire et le trésorier peuvent chacun disposer de leur propre compte pour gérer le site du club, avec les mêmes droits : la gestion ne repose pas sur une seule personne.

Le président représente, le secrétaire écrit et archive, le trésorier gère l'argent. Chacun agit dans le cadre des statuts et des décisions du conseil, en toute transparence, avec des délégations écrites. Séparez si possible les fonctions de président et de trésorier, et déclarez tout changement de dirigeants dans les trois mois.