Fichier adhérents et RGPD

Un fichier d'adhérents, qu'il soit tenu sur un tableur, sur papier ou dans un outil en ligne, réunit des données personnelles : nom, adresse, courriel, téléphone, date de naissance. Leur traitement est encadré par le règlement général sur la protection des données (RGPD) et la loi Informatique et Libertés. L'association est responsable du traitement : c'est elle, représentée par son président, qui répond du respect de ces règles. La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) en assure le contrôle.

Collecter le strict nécessaire. Demandez uniquement les informations dont vous avez besoin pour gérer l'adhésion, convoquer aux assemblées, assurer les adhérents et, pour un club sportif, vérifier l'aptitude à la pratique. Une date de naissance se justifie pour classer les adhérents par catégorie, pas une profession ni une situation familiale. N'enregistrez pas de données sensibles sans nécessité : pour un certificat médical, notez qu'il a été fourni, sans conserver les informations de santé qu'il contient.

Informer les adhérents. Au moment de l'inscription, indiquez qui est responsable du fichier, pourquoi vous collectez ces données, à qui elles sont transmises (fédération, assureur), combien de temps elles sont conservées et comment exercer leurs droits. Quelques lignes sur le bulletin d'adhésion suffisent.

Choisir un usage précis. Les données servent à la gestion de l'association et à l'information de ses membres. Pour envoyer une lettre d'information ou des offres de partenaires, vérifiez ce que l'adhérent a accepté. Ne transmettez jamais le fichier à un sponsor, à une mairie ou à un commerçant sans l'accord des personnes concernées.

Limiter la durée. Conservez les données pendant l'adhésion, puis seulement le temps utile : archivage limité, suppression au-delà. Les pièces comptables, elles, se conservent dix ans. Fixez une durée, indiquez-la dans l'information donnée aux adhérents, et supprimez ce qui est périmé.

Protéger le fichier. Limitez l'accès aux personnes qui en ont besoin, protégez les appareils et les comptes par des mots de passe solides, faites des sauvegardes et évitez de faire circuler un tableur par courriel. Pour écrire à tous les adhérents, utilisez la copie cachée : chacun n'a pas à connaître les adresses des autres. Si vous recourez à un outil en ligne, choisissez un prestataire sérieux, hébergé de préférence dans l'Union européenne.

Respecter les droits des adhérents. Chacun peut demander à consulter ses données, à les corriger, à les faire effacer ou à s'opposer à leur usage. Répondez dans un délai d'un mois et désignez une personne de contact, par exemple le secrétaire.

Le registre. Tenez un registre simple de vos traitements : fichier d'adhérents, photos, comptabilité, avec leur finalité, les données concernées et la durée de conservation. La CNIL propose un modèle gratuit sur cnil.fr. La plupart des petits clubs n'ont pas à désigner de délégué à la protection des données.

Avec Adhera.club. L'adhésion en ligne se fait sur la plateforme de votre choix, par exemple HelloAsso : Adhera.club ne gère ni paiement ni donnée de paiement, et ne conserve pas les messages du formulaire de contact.

Collectez peu, informez clairement, conservez peu de temps, protégez bien. Ne partagez le fichier avec personne sans accord, respectez les droits des adhérents et tenez un registre simple des traitements.