Organiser une manifestation et tenir une buvette : les démarches

Une manifestation est un événement ouvert au public organisé par le club : tournoi, gala, fête, vide-grenier, spectacle. Il n'existe pas de régime unique : les formalités dépendent de la taille de l'événement, de son lieu et de ce que l'on y propose. Une buvette temporaire est un débit de boissons ouvert pendant la manifestation par l'association, avec l'autorisation du maire.

Prévenir la mairie. Avant d'annoncer l'événement, informez la mairie du lieu, de la date, de la nature de la manifestation et du nombre de personnes attendues. Elle accorde ou refuse l'organisation et indique les règles locales. Pour un spectacle ou un rassemblement important, elle précise si la gendarmerie ou le commissariat doivent être prévenus.

Ouvrir une buvette. L'association demande l'autorisation au maire au moins 15 jours avant la manifestation. Si elle prévoit plusieurs buvettes dans l'année, elle peut déposer une demande groupée avec son calendrier, au moins trois mois avant la première. L'autorisation prend la forme d'un arrêté du maire. Seules les boissons sans alcool et les boissons peu alcoolisées, comme la bière, le vin ou le cidre, peuvent être vendues ou offertes : les alcools forts sont exclus. Une association ne peut obtenir que cinq autorisations par an. Une buvette qui ne sert que des boissons sans alcool n'exige pas cette autorisation, mais la manifestation reste soumise à l'accord de la mairie.

Les clubs sportifs. Dans les stades, gymnases et autres équipements sportifs, la vente de boissons alcoolisées est en principe interdite. Le maire peut accorder une dérogation de 48 heures au plus aux associations sportives agréées, dans la limite de dix par an. Demandez-la bien en amont : la mairie vous indiquera ses délais.

S'assurer. Vérifiez que le contrat du club couvre la manifestation et l'accueil du public. Sinon, étendez-le ou souscrivez une assurance dédiée, comme l'explique la fiche sur l'assurance du club.

Assurer la sécurité. Consultez la mairie et les pompiers sur les mesures à prévoir : nombre de personnes accueillies, issues de secours, extincteurs, premiers secours. Désignez une personne responsable de la sécurité le jour de l'événement.

Déclarer la musique. La diffusion de musique pendant la manifestation donne lieu à des droits d'auteur : déclarez l'événement à la SACEM avant qu'il n'ait lieu, et réglez les droits.

Respecter l'hygiène. Si vous servez de la nourriture, respectez les règles d'hygiène alimentaire : la direction départementale de la protection des populations vous conseillera.

Engager des artistes. Si le spectacle n'est pas l'activité principale du club et que vous employez des artistes, l'emploi passe par le guichet unique du spectacle occasionnel.

Garder les comptes. Conservez le détail des recettes et des dépenses de l'événement : il justifie les comptes de l'association en cas de contrôle.

Avec Adhera.club. Annoncez votre manifestation dans les actualités de votre site : date, lieu, horaires et informations pratiques. Vos adhérents et le public la retrouvent sur votre page, et la mettre à jour reste simple.

Une manifestation se prépare plusieurs semaines à l'avance : accord de la mairie, autorisation du maire pour une buvette avec alcool, assurance, sécurité, droits musicaux. Gardez les autorisations sous la main et conservez les comptes de l'événement.